Política de tratamiento de datos personales

Tu Aliado Empresarial — sitio web, asistente virtual y agendamiento

Versión 1.1 · Vigente desde el 11 de noviembre de 2026

Esta versión adapta para Tu Aliado Empresarial la política 1.3 de Tu Aliado en la Vía. VitalSafe S.A.S. aprobó la versión 1.0 el 11 de noviembre de 2026 y esta versión 1.1 el 11 de noviembre de 2026.

1. Quién responde por sus datos

El responsable del tratamiento será VitalSafe S.A.S., NIT 901.816.952-8, sociedad que presta los servicios identificados comercialmente como Tu Aliado Empresarial.

Tu Aliado Empresarial es una marca de VitalSafe S.A.S. Tu Aliado en la Vía es un servicio distinto, con su propio responsable, aunque compartan el número de WhatsApp. Si otra entidad debe atender una solicitud, se identificará y se informará el tratamiento correspondiente antes de compartir información privada con ella.

2. Para qué aplica

Esta política cubre los datos utilizados para atender solicitudes por WhatsApp, por el chat y el asistente del sitio web tualiadoempresarial.com y por los formularios de consulta que se conecten al mismo servicio; orientar sobre los servicios disponibles; gestionar reservas, invitaciones, la preparación previa de la consulta y la atención posterior relacionada con esa solicitud.

La contratación de representación jurídica, la implementación del SG-SST, la asesoría permanente u otros servicios posteriores puede requerir información y autorizaciones adicionales. Esta política no autoriza indiscriminadamente todos esos tratamientos.

3. Qué información utilizamos

• Contacto: nombre, número de WhatsApp o de celular, correo electrónico y ciudad cuando sea necesaria para la atención.
• Identificación: tipo y número de documento de identidad (cédula de ciudadanía, cédula de extranjería, pasaporte o permiso de protección temporal), para identificar al titular de la solicitud y preparar la consulta.
• Empresa: razón social, NIT, sector, número aproximado de trabajadores y cargo de quien escribe, cuando la consulta se hace a nombre de una empresa.
• Solicitud: asunto general, servicio elegido, modalidad y el motivo de la consulta que la persona decida describir.
• Revisión previa: notas internas con la información de acceso público consultada antes de la cita, según el apartado 4.
• Atención humana: los mensajes intercambiados con un asesor cuando la persona lo pide o el asistente no puede continuar, junto con una nota interna de contexto para el asesor.
• Reserva: fecha, hora, duración, identificación de la cita, enlace de reunión y comunicaciones para organizarla.
• Chat del sitio web: un identificador aleatorio de la conversación guardado en el navegador de la persona, los mensajes del chat y un registro técnico de uso con una huella cifrada de la dirección IP, para evitar abusos. No se guarda la dirección IP.
• Autorizaciones y soporte: respuesta de aceptación o rechazo, fecha, versión del aviso, identificadores de mensaje y datos necesarios para resolver solicitudes o fallos.

Agendarse con Tu Aliado Empresarial no tiene costo y el chat no cobra. No pedimos por el chat números de tarjetas, claves bancarias, códigos de autenticación ni contraseñas. No se solicitan fotografías del documento de identidad por el chat.

Los documentos del caso no se solicitan durante el saludo. Antes de recibir soportes se indicará cuáles son necesarios, quién los revisará y el canal habilitado. Se recomienda ocultar información de terceros que no sea pertinente.

4. Para qué usamos los datos

Usaremos la información autorizada para:

• Comprender y responder la solicitud, identificar el servicio adecuado e informar su alcance.
• Consultar disponibilidad y crear, confirmar o gestionar cambios de la cita; enviar la invitación y comunicaciones de preparación o recordatorios vinculados a ella.
• Preparar la consulta: con el número de documento y el nombre, revisar antes de la cita información de acceso público relacionada con el motivo de la consulta en fuentes oficiales —por ejemplo, procesos judiciales (Rama Judicial), registro mercantil (RUES), procesos administrativos sancionatorios publicados y, en asuntos de tránsito o transporte, SIMIT y RUNT y antecedentes en las entidades públicas que los publican—, para que el profesional llegue preparado. El resultado se registra como nota interna de la solicitud. No se usa para negar el servicio ni para tomar decisiones automatizadas, y no se consultan centrales de riesgo crediticio.
• Permitir que un asesor continúe la conversación por el mismo canal cuando la persona lo solicite o el asistente no pueda resolver.
• Facilitar al profesional autorizado el resumen, la ficha previa y los soportes necesarios para la consulta contratada.
• Atender peticiones sobre los datos, conservar las evidencias necesarias de la relación y cumplir obligaciones aplicables.
• Prevenir uso indebido y resolver incidentes, limitando los registros técnicos a lo necesario.

La publicidad de otros servicios requiere una autorización separada y opcional. Negarse a recibir promociones no impide contratar una consulta. No vendemos los datos personales ni los entregamos a anunciantes para sus campañas.

5. Autorización y elección del usuario

Antes de guardar datos para gestionar la consulta, presentaremos el responsable, las finalidades, el acceso a esta política y una opción clara para aceptar o rechazar. Guardaremos evidencia de la decisión. El silencio no se tratará como aceptación.

El canal recibe técnicamente el mensaje y el número desde que la persona escribe. Antes de la autorización, ese ingreso se limitará a mostrar el aviso y tramitar la decisión, sin crear una oportunidad comercial o expediente ni usar el contenido para publicidad. Si no acepta, se ofrecerá el canal humano indicado en el aviso y se limitará la conservación a lo legalmente necesario.

6. Datos de trabajadores y de terceros

Cuando una empresa comparte información de sus trabajadores —por ejemplo, para un requerimiento del Ministerio del Trabajo, un accidente de trabajo o un proceso disciplinario—, la empresa declara contar con la autorización o el fundamento legal para entregarla y debe limitarla a lo necesario. Los datos de salud de trabajadores (incapacidades, exámenes médicos, calificaciones de origen) son sensibles: no se envían por el chat y se reciben solo por el canal que indique el profesional, con las reservas que exige la ley.

7. Datos sensibles y menores de edad

No es obligatorio responder preguntas sobre datos sensibles. No envíe al asistente historias clínicas, resultados médicos, biometría ni información íntima. Si un asunto necesita datos sensibles —por ejemplo, información de salud relacionada con un procedimiento—, se gestionará por una persona autorizada, con información específica sobre su finalidad y la autorización explícita que corresponda, salvo una excepción legal aplicable. Una autorización general del chat no sustituye ese trámite.

La recepción automatizada está diseñada para mayores de edad. Si la solicitud involucra a un menor, se remitirá a atención humana para verificar representación y condiciones aplicables; el asistente no abrirá automáticamente un expediente del menor.

8. Asistente virtual e inteligencia artificial

El asistente se identificará como virtual. Su función es apoyar la recepción y la organización de la consulta. Puede equivocarse; puede pedir revisión humana por el canal de contacto.

El modelo no decide la aceptación jurídica de un caso, no garantiza resultados ni fija por sí mismo un horario. Las reservas se validan mediante los sistemas correspondientes. El análisis profesional del caso corresponde a una persona.

Proveedor de inteligencia artificial. Para responder preguntas sobre nuestros servicios y para resumir la solicitud que recibe el asesor al agendar, el asistente usa el servicio de inteligencia artificial de Anthropic PBC (Estados Unidos), que actúa como encargado del tratamiento por cuenta de VitalSafe S.A.S. Para esas dos finalidades se le envían el texto de la conversación y los datos de la solicitud que sean necesarios, como el servicio de interés, el sector, el cargo y la descripción del caso.

No se le envían el número del documento de identidad, fotografías o archivos de documentos, ni datos de salud de la persona o de sus trabajadores. Si alguien escribe esa información en el chat, el asistente le pedirá no hacerlo y no se usará para estas finalidades. VitalSafe S.A.S. no autoriza al proveedor a usar las conversaciones para entrenar o mejorar sus modelos.

Este envío es una transmisión internacional de datos personales a un encargado ubicado en Estados Unidos. Se realiza bajo un contrato con el proveedor que fija el alcance del tratamiento, sus obligaciones de seguridad y confidencialidad y su deber de tratar los datos solo conforme a esta política (artículos 2.2.2.25.5.1 y 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015). Si se cambia de proveedor o se amplían estas finalidades, esta política se actualizará antes.

9. Proveedores y circulación de información

Para operar el recorrido se prevé utilizar:

El papel jurídico de cada proveedor y las entidades contratadas se determinarán conforme al servicio y sus contratos. La información puede tratarse fuera de Colombia según los proveedores y las regiones contratadas. Antes de operar se verificarán destinos, condiciones de transmisión o transferencia y garantías aplicables; esta cláusula no constituye una autorización ilimitada para enviar datos a cualquier país o tercero.

Las reuniones no se grabarán ni transcribirán por defecto. Cualquier grabación requerirá información previa y la autorización o fundamento que corresponda.

10. Conservación y eliminación

Se establecen los siguientes plazos de conservación. Su cumplimiento se gestionará mediante revisiones del responsable; no se ofrece eliminación automática instantánea:

El uso comercial terminará cuando deje de ser necesario o se retire su autorización. Si existe una obligación legal o contractual de conservación, la información necesaria permanecerá restringida a esa finalidad y se explicará al titular. Después se eliminará o anonimizará de manera adecuada.

Las copias de seguridad tendrán un ciclo documentado de sustitución y acceso restringido. La restauración de una copia no deberá reactivar usos revocados. El responsable documentará los plazos legales aplicables a cada soporte y los ciclos de respaldo antes de habilitar la operación comercial. Las solicitudes de eliminación se revisarán también respecto de los encargados y las copias de seguridad; cuando proceda, se informará el plazo de ejecución.

11. Cómo ejercer sus derechos

Puede acceder gratuitamente a sus datos, pedir su corrección o actualización, conocer su uso y solicitar prueba de autorización. También puede solicitar supresión o revocar la autorización cuando proceda y presentar quejas ante la SIC, agotando antes el trámite ante el responsable cuando la ley lo exige.

Escriba a josecamachovictoria@tualiadoempresarial.com o al +57 323 218 5225, indicando que se trata de una solicitud de protección de datos, cómo podemos responder y qué necesita. Verificaremos identidad o representación proporcionalmente, sin exigir por defecto fotografías de cédulas en un chat abierto. El trámite será humano; el asistente no entregará expedientes por recibir un nombre o número.

Las consultas se responden dentro de diez días hábiles desde su recibo; si se necesita la ampliación legal, se informará la razón y la nueva fecha, hasta cinco días hábiles adicionales. Los reclamos se atienden dentro de quince días hábiles desde el día siguiente al recibo, con ampliación informada de hasta ocho días hábiles. Los reclamos incompletos, traslados y anotaciones se tramitarán según el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

Escribir «BAJA» detendrá las promociones; no borra automáticamente soportes sujetos a conservación ni cancela por sí solo una cita pagada. Para eliminar datos o cancelar una cita puede solicitarlo expresamente y recibirá la atención correspondiente.

12. Seguridad y cambios

Se adoptarán accesos por función, conexiones protegidas, gestión de credenciales, registro de autorizaciones, respaldos y procedimientos de atención de incidentes acordes con los datos tratados. No se promete seguridad absoluta. Antes de activar el servicio se verificará que estas medidas existan y que los proveedores y el personal conozcan sus obligaciones.

La versión vigente estará disponible en la URL indicada. Los cambios sustanciales se comunicarán oportunamente y las nuevas finalidades se someterán a la autorización que corresponda. La fecha de entrada en vigencia figura en el encabezado de esta política.

Historial de versiones: 1.0 (vigente desde el 11 de noviembre de 2026; borrador del 4 de noviembre de 2026), adaptación de la versión 1.3 de Tu Aliado en la Vía al sitio tualiadoempresarial.com, con datos de empresas y de trabajadores. 1.1 (11 de noviembre de 2026): se informa el proveedor de inteligencia artificial (Anthropic PBC, Estados Unidos) como encargado y la transmisión internacional; se retiran las referencias a precios y pagos, porque agendarse no tiene costo.

Fuentes normativas consultadas

• Ley 1581 de 2012, especialmente artículos 5 a 9, 12 y 14 a 18.
• Decreto 1074 de 2015, capítulo 25: autorización, política, aviso, conservación y ejercicio de derechos.
• Decreto 1074 de 2015, artículos 2.2.2.25.5.1 y 2.2.2.25.5.2: transmisión internacional y contrato con el encargado, consultado el 11 de noviembre de 2026.

Normas consultadas el 22 de octubre de 2026 para la versión base.